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山口雅子です✨
 
 
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就職をした会社で
秘書業務を２年ほどしたことがあります。
 
 
会社でも肩書のある方と
お話しする機会が多かったので
何かと気を遣いますし、
 
 
仕事が終わってからも
自分を磨くために色々と
勉強していた時期でした。
 
 
そして、その時に身につけた
時短術は今でも役に立っています。
 
 
今日はそのことについて
書いてみようと思います。
 
 
 
秘書業務では何をしていたのか  
 
秘書というとスーツをビシッと着て
パソコンしながら
電話応対しているなんていうのが
イメージではないでしょうか？
 
 
上司の仕事のサポートや
資料をまとめたり
お取引先との電話応対などが
主な仕事でした。
 
 
そのお取引先とのやり取りが
うまくいかないと
何度も電話をしたり
メールをしなければならなくなるんですよ。
 
 
ですから、
そんなことがないようにする
方法を考え出したんです。
 
 
 
 
究極の時短術とは  
 
文章を書く時って
どうしてもその人のこだわりが
出てしまいます。
 
 
だけどそれをしてしまうと
わかりにくくなりがち・・・
 
 
仕事では、
その文章を読んだ相手が
 
短時間で理解できてすぐに
行動に移せる
 
ということが重要になってきます。
 
 
ですから、自分のこだわりは置いておいて
 
相手が理解しやすいように書く
 
わけです。
 
 
そして、何度も問い合わせを
しなくて済むように
あらかじめ送った後に質問されそうなことを
最初に送るときに書いてしまうんですよ。
 
 
そうすれば
時短になるんですよね。
 
 
 
 
生徒さんとのコミュニケーションでは  
 
この方法は生徒さんにご連絡する時にも
使っています。
 
 
お忙しい中、読んだでくださるので
わかりやすく、そして
何度も連絡しなくて済むように
コンパクトにまとめています。
 
 
よりわかりやすくするために、
微妙に生徒さんによっても内容も変えているんですよ。
 
 
 
まとめ  
今回は、私が秘書業務を
していたときにしていた
時短術についてお話ししました。
 
 
仕事をしていく上で生徒さんの立場で
物事を考える視点はとても重要ですよね。
 
 
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